Johan Andersson, CIO på Insplanet och produktägare på Zmarta/Elskling, slår ett slag för det ständiga videomötet, en lyckad form för hans team i coronatider när alla jobbar hemifrån.
–Poängen är att umgås online, precis så som du gör på kontoret. Vi måste få vara människor och dela med oss av vår vardag. Höra andras andetag och skratt.
Från huvudkontoret i Stockholm leder Johan Andersson flera team på sammanlagt 15 personer. Teamen består av utvecklare, säljare och tekniker som sitter utspridda i Stockholm, Jönköping och Ängelholm. Var och en arbetar hemifrån.
– Vi sitter bokstavligen online tillsammans och jobbar under dagen. Det är där vi möts varje morgon, på samma Google Meet länk som jag lade upp i mars månad, säger Johan och fortsätter.
– I vår arbetsmiljö är det lätt att ställa den där spontana frågan som man kanske hade tagit vid någons skrivbord eller vid kaffeautomaten på kontoret. Det uppstår ett naturligt småpratande och jag som chef kan enkelt hjälpa till där det behövs. Alla är så klart inte där hela tiden. Behöver man jobba ostört är det bara att gå offline men känner man sig ensam kan man lita på att det alltid finns någon där.
Ohållbar situation
Det var i våras när coronapandemin var ett faktum och Folkhälsomyndigheten uppmanade alla som kunde jobba hemifrån att göra det, som distansarbetet ökade med 400 procent i Sverige. På Zmarta, ett företag som jämför privatekonomiska tjänster och som äger Insplanet och Elskling, upplevde Johan Andersson ett enormt ökat tryck av meddelanden på alldeles för många digitala plattformar. De bokade videomötena gick i varandra mest hela dagarna utan andhål.
-Stressnivån i mitt jobb var hög redan före pandemin. När alla började jobba hemifrån växlade den upp två snäpp kan man säga. Plötsligt fylldes alla kommunikationskanaler med för mycket som inte var relevant för mig och viktiga meddelanden drunknade i flödet, säger Johan.
Lösningen på den ohållbara situationen blev det ständiga videomötet.
-Jag kan inte nog poängtera att 99 av 100 videomöten som bokas handlar om problem som ska lösas. I en tillvaro som är isolerad blir det så oerhört lätt att man bara hörs av när det uppstår problem och det skapar en negativ spiral. Poängen med det ständiga videomötet är att umgås online precis så som du gör på kontoret. Vi måste få vara människor och dela med oss av vår vardag och höra andras andetag och skratt, säger Johan.
Ett novemberblekt dagsljus faller in från fönstret i vardagsrummet där han har ställt ett skrivbord. Vid sidan om skrivbordet står en blå tv-soffa och på väggen bakom skymtas inramade musikplanscher. Ett vitt draperi hänger för dörröppningen som leder in mot resten av lägenheten så att hans tonårsdöttrar kan röra sig fritt i den delen utan att känna sig iakttagna. Kanske får han snart sällskap hemma, av äldsta dottern, om gymnasieskolorna stänger.
-Delar man arbetsyta hemma får man tänka på att det är jobbigt för de andra att lyssna på ena sidan av möteskonversationer och telefonsamtal hela dagarna, det kommer jag få ta hänsyn till om det skulle bli så, konstaterar han.
Kontoren kom samman
Det nya sättet att arbeta har gett många positiva effekter för Johan och hans team. Inga mer bokade möten för bara en fråga. Inga långa trassliga chattslingor, som i värsta fall tar dagar att redan ut jämfört med några minuter om man bara pratar med varandra från början. Inga långa mejlkonversationer som löper över månader med hänvisningar som ”se nedan”. Alla i teamet har enligt Johan mått bra under den här påfrestande tiden.
Att jobba hemifrån har gjort att det är lika långt mellan alla, oavsett vilket kontor man tillhör. Paradoxalt nog har de kommit varandra närmare.
-Vid ett tillfälle blev en manlig medarbetare synlig i bara kallingarna. Han kände sig uppenbarligen så bekväm därhemma och tänkte inte på att han var online. Men det har, som tur är, bara hänt en gång, skrattar Johan.
Det ständiga videomötet har även lett till spontana afterwork med ”hemma hos”-visningar och ett glas vin på balkongen, online så klart.
Ingen ny chefsroll
Man skulle kunna tro att det är en helt ny chefsroll som växer fram i samband med distansarbete men Johan håller inte med.
-Nej, i grund och botten är det precis som vanligt, det handlar om att vara en närvarande chef för att teamet ska prestera bra och trivas tillsammans. Så som vi arbetar nu kan jag i större utsträckning än tidigare fokusera på en sak i taget och känna att jag kan göra klart det jag håller på med. Det i sin tur gör att jag kan finnas mer tillgänglig för teamet, lyssna och ge dem den feedback de behöver och så väl förtjänar att få.
På frågan om hur det kommer kännas att återgå till kontoret svarar Johan med eftertryck;
-Jag kommer aldrig mer åka in till kontoret fem dagar i veckan. Livet har blivit enklare och produktiviteten har gått upp. Det finns ingen anledning.
Text och bild: Jenny Harrysson
Tips till chefen för distansarbete
- Var närvarande – men inte hela tiden
- Skapa ett kontinuerligt videomöte för teamet – undvik att boka videomöten
- Ring mer – texta mindre
- Ge kärlek till teamet. Det kan vara en bra arbetsstol levererad till de som arbetar hemma.
En Sifo undersökning från april 2020
- Majoriteten av de 1000 tillfrågade distansarbetarna mellan 25 och 64 år bekräftar att de saknar fikastunder och småprat.
- 49 procent tycker att distansarbetet går ut över teamkänslan. Den siffran var 26 procent före pandemin.
- 30 procent tycker videomöten blir för effektiva och att man glömmer kallpratet och relationsbyggandet.
- 46 procent av de som sitter i videomöte i mer än 10 timmar per vecka säger att det vissa dagar blivit för mycket videomöten utan chans för återhämtning.
- 3 av 10 upplever att deras relation till sina kollegor har blivit sämre.
(Källa: Tele2 och Kantar Sifo.)
